Si un día tiene 24 horas para cualquier persona, ¿por qué mientras algunas son capaces de hacer mil cosas, otras nunca encuentran el tiempo suficiente para realizar todas sus tareas? La respuesta que marca la diferencia es sencilla: saber cómo aprovechar el tiempo.
¿Qué es la gestión del tiempo? ¿Cómo mejorarla? Nuestro objetivo principal debe ser conseguir el máximo aprovechamiento de las horas del día, gestionándolas de una manera eficaz, eficiente y obteniendo la máxima productividad. El quid de la cuestión está en crear una relación de optimización entre el tiempo y la consecución de objetivos, minimizando el primero y maximizando el segundo.
En el siguiente artículo vamos a ver herramientas muy aplicables a la realidad para aprender a manejar nuestro tiempo de la mejor manera posible. Además, vamos a averiguar cómo gestionan su tiempo los directores ejecutivos.
Herramientas para la gestión del tiempo
Eisenhower, presidente de los Estados Unidos entre 1953 y 1961, estaba interesando en la correcta gestión del tiempo y en la manera en la que usamos nuestra atención para el desempeño de tareas. Él pensaba que los seres humanos solemos confundir “urgencia” con “importancia”.
La matriz de la gestión del tiempo es una herramienta muy útil creada por Eisenhower y después popularizada por Stephen R.Covey en su libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”.
La idea que subyace bajo esta herramienta es que debemos aprender a hacerle un hueco en nuestras vidas a esas tareas que son importantes para nosotros, pero que, al no ser urgentes, muchas veces convertimos en víctimas de nuestra procrastinación. Desarrollar una visión a largo plazo y aprender a identificar estas tareas significa actuar de manera estratégica. Dedicar más tiempo al “Cuadrante II” es lo que puede ayudarnos a diferenciarnos y a conseguir nuestros objetivos.
Una matriz de gestión del tiempo es la mejor aproximación para aprender a tener control sobre el uso del tiempo. Se la puede crear ya sea a través de una libreta o de un fichero de Excel. El uso de apps y agendas digitales también puede colaborar en nuestra mejora.
¿Cómo administra su tiempo un CEO?
El CEO es la cara principal de una empresa y por ello tiene que decidir exactamente en qué momentos es relevante su presencia, cuidando cada detalle. Saber dedicar el tiempo exacto a las relaciones y encuentros es realmente importante. Un director ejecutivo que pasa demasiado tiempo dirigiendo personalmente su empresa puede estar mermando la iniciativa de los empleados. Sin embargo, por otro lado, si se encuentra demasiado ausente puede ganarse la imagen de persona lejana y ausente.
Según un estudio realizado por Harvard Business School, el 47% del trabajo de un jefe ejecutivo es realizado en la sede de la compañía, mientras que el resto lo realizan visitando otras empresas, durante el trayecto hacia el trabajo, aprovechando el tiempo en los viajes hacia otros lugares o en sus propias casas.
Un director general, de media, ocupa casi 10 horas al día trabajando, 4 horas por día del fin de semana y 2 horas y media al día durante las vacaciones. Pero ¿qué es lo que hacen exactamente? ¿cómo gestionan su tiempo estas personas tan ocupadas y con capacidades multitarea? Según revela el estudio de Harvard, el tiempo de un CEO puede ser resumido en los siguientes puntos:
– Una agenda estructurada. Esta es la principal herramienta para un presidente ejecutivo, pues funciona como guía para la consecución de sus objetivos. El limitado tiempo de un director general debe estar planificado de manera que permita dedicarse a sus prioridades a la vez que deja espacio para otras actividades que surjan de manera más espontánea o que, a pesar de no ser excesivamente relevantes, también requieren dedicación. La estructuración de la agenda, incluyendo las reuniones de trabajo, debe hacerse con una deliberación anterior muy concreta, basada en la eficiencia y optimización de su tiempo. Podemos decir que la planificación del día a día de un CEO es parte de la estrategia de la empresa.
– Meetings. Un directivo tiene una media de 37 reuniones semanales, lo que acaba por ocupar el 72% de su tiempo. La negociación con otras compañías y stakeholderses esencial para el comercio de la empresa y las relaciones con sus partners.
– Comunicación digital. Según Harvard Business School, el email consume hasta un 24% del tiempo de un director gerente. Es importante clarificar unas normas sobre qué correos responder, cuales son importantes y cuales solo no nos van a aportar nada de valor. Siguiendo estas pautas de comportamiento es como podremos lograr la máxima eficiencia en este aspecto y no crear redes de comunicación innecesarias.
– Tiempo libre. Como cualquier ser humano, el primer ejecutivo de una empresa tiene que dedicar tiempo a satisfacer sus necesidades básicas, pero también ha de tener tiempo para el ocio y disfrute. Respetar el tiempo libre es muy importante para que nuestros cerebros trabajen correctamente después. Un buen directivo sabe que ha de ser disciplinado también para encontrar tiempo en el que conectar con su familia, amigos y consigo mismo.
Es indispensable que cualquier profesional se plantee las preguntas necesarias: “¿Estoy dedicando mi tiempo a lo verdaderamente importante? ¿Estoy usando mi tiempo de una manera estratégica y con sentido?”. La experiencia de otros CEOs puede revelar algunas respuestas y darnos algunas pistas sobre cuáles son las huellas del camino al éxito. El tiempo es uno de los recursos más importantes que tenemos y saber gestionarlo de manera eficiente es síntoma de inteligencia.