La experiencia y el conocimiento de los empleados conforman el activo más valioso con el que cuenta una empresa. Administrar y compartir toda esta sabiduría colectiva es el objetivo de la gestión del conocimiento en la empresa.
En este artículo, ahondaremos en este concepto clave para asegurar la competitividad de un negocio hoy en día en un mercado marcado por la globalización y la digitalización.
¿Qué es la gestión del conocimiento? ¿Cuál es su objetivo? ¿Cómo beneficia a las organizaciones? Y, ¿cuáles son las mejores prácticas para adoptar la gestión del conocimiento en la empresa? Te damos las respuestas.
¿Qué es la gestión del conocimiento en la empresa y cuál es su objetivo?
La gestión del conocimiento se define como el proceso de auditar, retener, administrar y compartir de forma efectiva el saber y la experiencia de los empleados para incrementar las competencias y habilidades generales de la fuerza laboral.
Así, el objetivo de la gestión del conocimiento es facilitar el trabajo colaborativo, potenciar la eficiencia, aumentar la productividad, mejorar la capacidad de toma de decisiones e impulsar la competitividad de la empresa, además de retener información crítica para el negocio.
De acuerdo a las estimaciones reveladas por IDC (International Data Corp.), las empresas de la lista Fortune 500 pierden alrededor de 31.500 millones de dólares cada año por no compartir el conocimiento dentro de su organización.
Sin un sistema de gestión del conocimiento, los empleados se ven obligados a aprender procesos e información cada vez que se enfrentan a una tarea nueva. Esta es una práctica ineficiente y costosa para la empresa.
Asimismo, la organización corre el riesgo de perder esos procesos e información cuando una persona poseedora del conocimiento deja la empresa por cualquier motivo con las consiguientes consecuencias.
¿Cómo beneficia la gestión del conocimiento a las empresas?
Implementar procesos de gestión del conocimiento ofrece beneficios tangibles que generan valor para el negocio. Detallamos los más destacados.
Proceso de toma de decisiones efectivo
Al asegurarse de que todos los empleados tengan acceso de forma transparente a la experiencia general y al conocimiento que se tiene dentro de la organización, se crea una fuerza laboral más inteligente capaz de tomar decisiones rápidas e informadas. Asimismo, garantiza que todos trabajen con la misma información y hacia los mismos objetivos.
Fomenta la colaboración y acelera la innovación
Con un óptimo sistema de gestión del conocimiento, los tiempos para encontrar la información se reducen. Este acceso rápido a conocimientos expertos tanto de fuentes internas como externas (mercado, competidores, consultores…) permite a los empleados aprender del trabajo de otros equipos, conocer los errores cometidos para evitarlos, aprovechar sus hallazgos y generar ideas que permitan acelerar el avance y la innovación en la empresa como estrategia para marcar la diferencia ante la competencia.
Del mismo modo, una óptima gestión del conocimiento elimina el riesgo de silos de información y fomenta una cultura de la comunicación en la que se potencia la participación de los empleados. Así, estos se sienten más reconocidos e involucrados en el progreso general de la empresa.
Aumento de la productividad y mejora de la retención
Cuando un empleado es capaz de encontrar la información actualizada de forma ágil y fluida, reduce el tiempo de búsqueda, evita interrumpir el trabajo de otros y se puede enfocar en sus funciones, mejorando sus competencias y aumentando la productividad.
Por otro lado, la gestión del conocimiento facilita el trabajo en remoto y mejora el bienestar laboral y motivación, factores que inciden en una mayor retención de la fuerza laboral.
Incremento de los ingresos
Acceder a una base de datos de conocimientos fiable para administrar el negocio de manera efectiva y mejorar la atención al cliente, supone reducir los costes operativos, evita errores humanos que pueden conllevar pérdidas y logra un uso eficiente de los recursos, algo que se traduce en un aumento de los ingresos.
¿Cómo gestionar el conocimiento de una organización?
El proceso de gestión del conocimiento de una empresa implica tres fases diferenciadas:
1. Creación y almacenamiento del conocimiento
Contempla la adquisición y generación de conocimiento, así como la forma en la que se organiza y almacena. Cada organización tiene múltiples fuentes de conocimiento, desde la educación y el conjunto de habilidades que aportan los empleados o consultores externos hasta datos y registros, entre otros.
Durante esta fase, las empresas deben comprender dónde y cómo fluye el conocimiento en la empresa, es decir, identificar todas las fuentes de conocimiento disponibles. Este conocimiento debe ser evaluado garantizando que sea preciso, de valor y actualizado.
Una vez claro, es clave que este conocimiento se recopile, estructure y organice de una forma estructurada, rastreable y de fácil acceso a través de un sistema de gestión del conocimiento para su empleo futuro. Para ayudar en este proceso, existen una amplia variedad de herramientas y tecnologías que cada entidad debe valorar.
2. Intercambio del conocimiento
Recordemos que el objetivo de la gestión del conocimiento es brindar al personal la experiencia y la información que necesitan para hacer su trabajo lo mejor posible. Por este motivo, compartir y distribuir el conocimiento en toda la organización es una fase clave dentro del proceso de gestión. Se trata de hacer que el conocimiento y la experiencia sean accesibles para todos.
Para ello se pueden emplear diferentes herramientas y sistemas de colaboración, almacenamiento, análisis e intercambio como las bases de datos, los sistemas de gestión documental, las redes informáticas privadas (intranets) e incluso las redes sociales.
Desde la empresa se debe priorizar y recompensar el intercambio de conocimientos entre los miembros de la organización para ir estimulando paulatinamente un cambio cultural hacia el aprendizaje compartido.
3. Aplicación y uso del conocimiento
Adquirir y almacenar el conocimiento de la empresa es solo el comienzo del proceso. Para que resulte realmente efectivo es necesario aplicar el conocimiento capturado y compartido con el fin de tomar las mejores decisiones para la empresa.
Es importante señalar que la gestión del conocimiento es un proceso continuo que nunca se debe considerar completado. Cada nueva pieza de información que se filtra a través de la empresa brinda una oportunidad de crecimiento.
Por ende, las organizaciones deben estar constantemente buscando enfoques innovadores y creando nuevos conocimientos para mejorar el desempeño individual y del equipo en el futuro.
Buenas prácticas de gestión del conocimiento en la empresa
Organizar la información de una empresa de una manera sencilla y de fácil acceso puede convertirse en un verdadero desafío. En este sentido, es fundamental desarrollar una estrategia de gestión del conocimiento adecuada, clara, transparente y consistente. Detallamos las principales recomendaciones a seguir.
Establecer un proceso claro e implementarlo de forma gradual
El proceso de gestión del conocimiento se debe planificar antes de su implementación real para que brinde resultados. Detenerse a definir adecuadamente el proceso y representarlo a través de un diagrama de flujo permite comprender cómo se genera, clasificar e identificar las tareas clave para compartir el conocimiento dentro de la organización como base para alcanzar los objetivos previamente definidos.
Por otro lado, es recomendable una implementación paulatina y medida de la estrategia de gestión del conocimiento, ya que resulta menos disruptiva y permite observar qué está funcionando, qué requiere un ajuste o qué áreas potenciales de crecimiento del conocimiento se pueden explorar en el futuro.
Adoptar la tecnología necesaria
Es prácticamente imposible implementar un sistema de gestión del conocimiento eficaz sin la ayuda de la tecnología. Las herramientas digitales son esenciales para buscar, acceder y compartir información, además de comunicarse con eficiencia.
El mercado de soluciones de gestión del conocimiento es amplio y diverso. Es aconsejable conocer las principales tecnologías o proveedores y cómo podrían ayudar a alcanzar los objetivos, además de analizar el coste y el beneficio de cada tipo de solución. La elección de una u otra va a depender de las necesidades y metas de cada negocio.
Antes de adquirir cualquier nueva tecnología, hay que evaluar si las existentes satisfacen las necesidades actuales y futuras, así como consultar a los empleados que ya las manejan para ver si les resultan útiles.
Involucrar a los líderes y directivos
La gerencia tiene un papel crucial que desempeñar en la promoción de las prácticas de gestión del conocimiento estableciendo objetivos claros sobre la recopilación, administración y uso de la información, y responsabilizando a empleados concretos para su implementación.
Si los directivos y mandos intermedios como los líderes de departamento demuestran una participación activa y comprometida, los empleados adoptarán el cambio de mejor grado.
Fomentar una cultura de intercambio de conocimientos
Incentivar el intercambio de información, la creación de conocimientos y la retroalimentación continua a través de gestos de agradecimiento, reconocimiento o bonificaciones de acuerdo al nivel de contribución e implicación es fundamental para que los empleados se impliquen y el proceso se mantenga.
Estas acciones no solo motivarán a quienes ya contribuyen, sino que inspirarán a otros a participar con sus propios aportes.
Evaluar y optimizar
Para saber si el sistema de gestión del conocimiento está funcionando de forma correcta, es preciso medir su eficacia y comparar los datos con los resultados previstos. Este análisis permite ver el rendimiento, qué está funcionando y qué no para tomar medidas correctivas o continuar por la línea trazada.
En conclusión, la gestión del conocimiento implica administrar la información colectiva, recopilarla desde diferentes fuentes y organizarla de una forma útil y accesible en beneficio del desarrollo empresarial.
Recuerda que la inteligencia es el recurso más poderoso con el que cuenta una empresa. Recopilar y administrar todo este conocimiento es vital para obtener una ventaja competitiva en el mercado.