Eficacia y eficiencia son dos términos que están adquiriendo cada vez más importancia en el ámbito de la gestión empresarial. Ambos se suelen emplear de forma indistinta a pesar de que su significado no es equivalente. La realidad es que eficacia y eficiencia no son lo mismo, y cada una de estas habilidades conduce a resultados diferentes.
En este artículo aclaramos ambos conceptos. ¿Qué significa eficacia y eficiencia? ¿En qué se diferencian? ¿Cuál es más importante para el negocio?
¿Qué significa eficacia? ¿Y eficiencia?
La eficacia se define como la habilidad para lograr el éxito o producir el resultado deseado. Se centra, por tanto, en el valor del resultado y en lograr la meta final a tiempo.
En cambio, la eficiencia se define como la capacidad de lograr algo con la menor cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo posibles. En otras palabras, la eficiencia significa completar la tarea correctamente con un coste mínimo de recursos (hacer más con menos). Así, su fin es conseguir un efecto determinado y alcanzar los resultados marcados mediante el uso de insumos mínimos.
En definitiva, algo es efectivo si produce el resultado deseado, mientras que es eficiente si funciona con el menor uso de recursos.
Si extrapolamos el concepto de eficacia y eficiencia al ámbito empresarial, observamos que la primera se preocupa por lograr las metas de negocio a tiempo sin importar el coste. Por su parte, la eficiencia pretende mejorar las ganancias de la empresa, reduciendo el coste y los recursos involucrados en completar un proceso concreto.
A través de la eficiencia, la empresa es capaz de adoptar un enfoque introspectivo midiendo el desempeño de las operaciones, los procesos y los empleados, entre otros. A partir de ese análisis, se aborda la reducción del gasto y la eliminación de costes innecesarios para lograr el resultado con una cantidad determinada de insumos.
Por otro lado, la eficacia pone el foco en los aspectos que aportan valor al negocio y que realmente favorecen a la posibilidad de cumplir y medir los objetivos de la empresa. Asimismo, manifiesta la relación de la organización con el entorno macro de los negocios y se enfoca en alcanzar una posición competitiva en el mercado.
Diferencias entre eficiencia y eficacia
Visto el significado de eficiencia y eficacia, ahondaremos en las diferencias entre ambas habilidades que, como veremos más adelante, resultan igual de imprescindibles para el óptimo funcionamiento de un negocio.
Recordemos que la eficacia implica completar acciones y alcanzar propósitos deseados a tiempo. Por su parte, la eficiencia significa completar la tarea de la forma adecuada asumiendo un coste mínimo.
Aquí observamos una diferencia elemental entre ambos conceptos, porque mientras que la eficacia tiene como objetivo hacer la tarea correcta, la eficiencia busca hacer la tarea de la manera correcta.
En consecuencia, la eficacia se basa en la operación y está orientada a los resultados, mientras que la eficiencia se fundamenta en la estrategia y está orientada al rendimiento, puesto que requiere previsión para determinar dónde se deben invertir los recursos y obtener así los mejores resultados.
Dicho de otro modo, la eficacia se orienta a objetivos, persiguiendo el mejor resultado posible, independientemente de los recursos empleados. A su vez, la eficiencia está dirigida a optimizar procesos, explorando los mejores métodos posibles sin desperdiciar recursos. De este modo, la eficiencia mejora el flujo de trabajo actual y la eficacia mejora la calidad del trabajo a futuro.
Expongamos un ejemplo para aclarar las diferencias entre eficacia y eficiencia. Imaginemos que el gerente A debe producir 1.000 unidades de un producto en un plazo de seis meses. Para lograr esta meta en la fecha señalada, el gerente aumenta las horas de trabajo, el número de turnos y la mano de obra. Finalmente, alcanza su propósito, pero a un coste de producción más alto, con un manejo de recursos deficiente. En esta situación, el gerente A ha sido efectivo, aunque no eficiente.
Ahora supongamos que el gerente B se compromete a producir la misma cantidad de unidades (1.000) con la mitad del coste de producción respecto al gerente A, pero para ello necesita un plazo de un año. El gerente B alcanza los resultados con menos recursos financieros, físicos y humanos, aunque para ello requiere más tiempo. En este caso, el gerente B es eficiente, pero no eficaz.
Eficacia y eficiencia: dos aliados para el éxito empresarial
Como hemos expuesto, se puede ser eficaz sin ser eficiente y viceversa. La clave para una empresa reside en mantener un equilibrio entre eficacia y eficiencia. Lo vemos con un nuevo escenario de ejemplo.
- Eficiente: El empleado A redacta un email de ventas genérico que envía a 100 clientes potenciales al día y el 2% de sus correos electrónicos conducen a una venta. Lo que ha conseguido este empleado es maximizar sus horas de trabajo, es decir, ha acrecentado la producción, simplificando el proceso para llegar a una gran cantidad de clientes de forma rápida.
- Eficaz: El empleado B investiga a sus clientes potenciales y redacta cada correo electrónico de forma personalizada. Consigue enviar 10 emails al día y el 40% de ellos conducen a una venta. Este trabajador dedica más tiempo y recursos a cada e-mail, pero este esfuerzo se ve recompensado con una tasa de éxito mayor.
- Eficaz y eficiente: El empleado C redacta un correo electrónico parcialmente genérico y, posteriormente, incorpora la investigación del cliente para conseguir que cada email esté personalizado. Lo envía a 20 clientes potenciales al día y el 30% de sus emails consiguen una venta. Ha desarrollado un sistema más eficiente que el del empleado B renunciando a un pequeño porcentaje de eficacia.
¿Cuáles son los resultados? El empleado A realiza dos ventas al día, el empleado B realiza cuatro y el empleado C logra seis. A partir de estos datos, se determina que la combinación de eficiencia y eficacia es el escenario ideal para una empresa. Entre otras cosas, también se constituye en un elemento a favor para promover un ambiente de bienestar y motivación en la empresa.
Generalmente, el aumento de la eficacia conduce de forma natural a un aumento de la eficiencia, puesto que la empresa se asegura de que trabaja en iniciativas que conducen a la conquista de los objetivos de negocio más relevantes. Posteriormente, la organización puede trabajar la eficiencia, optimizando procesos e implementando sistemas de automatización que resulten rentables, pero en menos tiempo.
Las empresas, los equipos y los trabajadores individuales deben esforzarse por ser tanto eficientes como efectivos para garantizar el éxito de la organización. Al combinar eficacia y eficiencia se obtienen a tiempo los resultados finales correctos (aquellos que generan ventas) con el menor coste posible, a la vez que se optimizan los recursos, permitiendo que los ingresos se conviertan en ganancias.
Ahora ya tienes claro que tanto eficacia como eficiencia ocupan un lugar destacado en el entorno empresarial. Si quieres continuar aprendiendo un poco más sobre los conceptos de gestión de negocios, en el MBA en Valencia que se imparte en la Cámara de Comercio, encontrarás la oportunidad ideal para ampliar tus conocimientos y enfocarte en las habilidades que debes dominar como futuro líder empresarial.
