Los diagramas de flujo son modelos representativos que se utilizan en multitud de campos como herramienta de descripción y representación. También podemos ver cómo se utilizan en muchos departamentos de las empresas, particularmente a la hora de definir procesos y flujos de trabajo para poder trabajar con mayor eficiencia y disciplina.
Existen múltiples tipos de diagrama de flujo y se pueden representar mediante distintos símbolos, que reflejan de manera gráfica el funcionamiento de un proceso o secuencia de trabajo. En este artículo queremos contarte con detalle qué significan y qué ventajas tiene aplicarlos en la empresa.
Qué son los diagramas de flujo
También denominados “flujogramas”, son representaciones gráficas que describen los pasos o secuencias de un flujo de trabajo o proceso. Se trata de una herramienta de planificación que permite visualizar de manera simple y clara las distintas tareas y actividades necesarias para el logro de un objetivo.
Los diagramas son aplicables a multitud de áreas de la empresa, desde la planificación y control de la producción hasta la contabilidad. Las empresas desarrollar diagramas de flujo porque necesitan documentar el conocimiento adquirido; los procesos de una empresa influyen de manera determinante en su rentabilidad y competitividad, por lo que es esencial definir los pasos y secuencias que se deben tener en cuenta para mantener el nivel de eficacia y calidad en el desarrollo de cualquier procedimiento empresarial.
Qué funciones cumple un diagrama de flujo
Los diagramas de flujo en las empresas tienen una función práctica, que se refleja en estos elementos:
- Documentación de los procesos: si en cada departamento se desarrollan diagramas de flujo sobre las distintas tareas y secuencias de un proceso, ese conocimiento puede ser utilizado posteriormente por nuevos empleados. Puesto que se ha estandarizado el flujo de trabajo, no es necesario idear un nuevo proceso con cada nueva persona que se incorpora al equipo.
- Rapidez y eficacia: las secuencias de un proceso se han diseñado para que dicho proceso sea eficiente y pueda generar los resultados deseados en tiempo y forma. Esto permite ganar tiempo y lograr el nivel de calidad en el trabajo necesario para el cumplimiento de cada objetivo.
- Eliminación de cuellos de botella: un diagrama o mapa de procesos puede utilizarse para identificar dónde se encuentra el cuello de botella que está retrasando la producción o impidiendo avanzar un proyecto.
- Mejorar la toma de decisiones: si no queremos que cada profesional tome decisiones basándose en su propio criterio, con el riesgo de que esto pueda generar una descoordinación, es preciso definir claramente los pasos o secuencias que debe suponer ese flujo de trabajo.
Qué ventajas tienen los diagramas de flujo
Hay diversas razones por las que es importante usar los diagramas de flujo en las empresas. A la hora de definir los procesos en cualquier área de negocio, estos elementos visuales resultan enormemente útiles para simplificar la complejidad y facilitar la coordinación y el trabajo en equipo.
Éstas son algunas de las ventajas de utilizar el diagrama de flujo en tu empresa:
- Te permiten reflejar de manera comprensible el flujo de trabajo actual en la empresa, de manera que todos los miembros del equipo puedan conocer las secuencias de trabajo.
- Reflejar gráficamente los elementos de un proceso permite recoger datos o supervisar el funcionamiento de cada uno de ellos.
- A nivel estratégico, el desarrollo de diagramas de flujo aporta una mejor comprensión de los procesos y ayuda a identificar áreas de mejora.
- Nos permite tener una visión completa del flujo de trabajo y las necesidades que existen para mejorarlo.
- Ayuda a visualizar toda la información, recursos y documentos asociados a un proceso.
Cuáles son los símbolos de los tipos de diagrama de flujo
Los diagramas de flujo se pueden representar de manera gráfica de distinta forma. Generalmente llevan un símbolo asociado que describe su funcionamiento. Estos son los símbolos más habituales cuando hablamos de diagramas de flujo.
Inicio / Final
Este símbolo refleja el inicio o final de un proceso. En muchas ocasiones, este elemento gráfico incluye los términos “INICIO” o “FIN” dentro de la figura geométrica.
Línea de flujo
Las líneas de flujo representan la dirección o el orden de ejecución de las tareas dentro de un proceso. Así, por ejemplo, las líneas de flujo pueden aparecer a continuación de un símbolo de “INICIO” o antes de un símbolo “FIN”.
Entrada / Salida
Denominada también símbolo de datos, el símbolo de entrada y salida representa los recursos que se han utilizado o que se han generado para un proceso.
Proceso
El símbolo de proceso, que se representa como un rectángulo, representa cualquier tipo de acción u operación que se lleva a cabo dentro de un sistema.
Decisión
El símbolo de “decisión” se representa como un cuadrilátero, o rombo girado 90º. Su objetivo es analizar una situación, y generalmente se refleja incluyendo los valores “verdadero” y “falso”.
Documento
Cuando hay un documento asociado a un determinado proceso, se suele representar como un rectángulo cuya parte inferior aparece ondulada. En los casos en los que hablamos de múltiples documentos, se refleja este mismo símbolo por triplicado y ligeramente superpuestos al primero.
Conector
Suele representarse como un círculo y refleja la continuidad de dicho flujo en el lugar en el que se ha colocado este símbolo.
Comentario
Generalmente se utiliza el símbolo de un corchete de cierre para añadir una explicación o comentario a un determinado rango del diagrama de flujo. En ocasiones también se representa a través de una línea discontinua, en la que se incluye una nota o comentario.
Conclusión
Aunque existen también otros símbolos utilizados en los diagramas de flujo, estos son algunos de los más importantes y que más se suelen utilizar a la hora de definir los procesos en cualquier departamento o área del organigrama de una empresa, equipo de trabajo o sistema de negocio.
Muchos de estos diagramas de flujo pueden aparecer reflejados en la documentación de la empresa, por lo que es esencial saber crearlos e interpretarlos para mejorar la organización y planificación del trabajo. Existen herramientas online que permiten desarrollar diagramas de flujo de manera fácil e intuitiva para las empresas.
Desde el MBA de la Escuela de Negocios en Valencia, te invitamos a descubrir el potencial y las ventajas de utilizar esta simbología y sus representaciones gráficas para el desarrollo de tus procesos empresariales.