Organizar reuniones de trabajo eficaces y productivas no es una tarea sencilla. De hecho, en nuestro país, la mayoría de las reuniones producen sensación de agotamiento entre los trabajadores.
Conversaciones colaterales, dispersión entre los participantes, resultados imprecisos… ¿te suena?
La contaminación de las reuniones de trabajo es bastante común. Pero, ¿es realmente tan complicado hacer que una reunión sea eficaz? Pues, por suerte, no lo es.
En este artículo, explicamos 7 claves que puedes empezar a aplicar de forma sencilla en tus próximas reuniones de trabajo sean más efectivas y contribuyan a la motivación y bienestar laboral
Establecer un objetivo
Tener un para qué es fundamental. Aunque parezca algo de lo más lógico, en muchas ocasiones las reuniones no tienen un objetivo concreto. Esto provoca que, al final, los participantes acaben con la sensación de que han perdido el tiempo.
Es muy importante establecer un objetivo general y materializarlo en objetivos específicos. Además, es fundamental que todos los participantes sean conscientes de estos cometidos: marcar los objetivos y realizar un seguimiento de los resultados.
Preparar un orden de día
Otro punto esencial, y muy relacionado con lo anterior, es la creación de un orden del día o planificación de los temas a tratar por orden de importancia.
El orden del día es un documento que todos los asistentes deben conocer de manera previa a la reunión. De esta manera, cada uno de ellos puede preparar con antelación sus intervenciones y demandas.
Se podría decir que el orden del día es un esquema que incluye los objetivos específicos y que funciona a modo de agenda.
Concretar el número de asistentes
El número de personas que participan en la reunión es determinante. Sin embargo, en muchas ocasiones, no es sencillo decidir quién debe asistir y quién no.
En las empresas más numerosas, puede resultar incluso descortés decidir quiénes son asistentes fundamentales. Evidentemente, encontrar el equilibrio no es fácil, pero es totalmente necesario.
Algunas estimaciones señalan que la cifra ideal está entre 3 y 8 personas.
Establecer roles
Dentro de la planificación previa a la reunión, un punto que puede ser positivo considerar es determinar ciertos roles.
Establecer roles ayuda a la organización y hace que la reunión sea más ligera. Algunos de estos roles son: un secretario, encargado de ir redactando el acta; un moderador, cuyo papel será el de dar el turno de palabra, y un líder o dinamizador, que se encargará de promover el buen ambiente de la reunión.
Dependiendo de las necesidades de la empresa, del número de participantes y del tipo de la reunión, se pueden establecer más o menos roles.
Gestionar el tiempo
La gestión del tiempo es un aspecto fundamental en cualquier ámbito de la vida. Obviamente, hacer un uso eficaz del tiempo cobra especial importancia en las reuniones de trabajo.
Para gestionar adecuadamente el tiempo hemos de tener en cuenta distintos aspectos:
- Convocar a una hora idónea. Aunque parezca algo secundario, la hora a la que se realiza una reunión va a determinar el desarrollo de la misma. Por ejemplo, no es recomendable realizar reuniones un lunes a primera hora ni un viernes a última. Estos horarios no son demasiado productivos, de la misma manera que tampoco lo es el momento después de la comida.
- Exigir puntualidad. ¿Qué sucede cuando alguien no llega a tiempo? Un hecho tan simple como este puede alterar bastante el ritmo de la reunión. Llegar a tiempo es un gesto de respeto y de compromiso hacia el resto de compañeros, y ayudará a que la reunión comience con buen pie.
- Pactar un tiempo máximo y repartir adecuadamente las intervenciones. Es evidente que puede existir cierto margen de demora, pero poner una hora límite ayuda a ser planificar de manera más eficiente la reunión. No obstante, para lograr cumplir con este punto, es necesario que se den los dos anteriores.
Poner reglas
Establecer ciertas reglas puede ser muy útil, sobre todo en reuniones periódicas.
Los equipos de trabajo que tienen que reunirse de manera habitual pueden acordar ciertas pautas para definir y optimizar sus reuniones.
A estas reglas les podemos llamar pautas de comportamiento o alianzas de equipo. Cada equipo puede marcar sus propias reglas, añadiendo todas las que vea necesarias. A continuación, dejamos algunas de las más comunes:
Teléfonos móvil, fuera
Actualmente, los smartphones son unas de las fuentes de distracciones más generalizadas en la sociedad. En las reuniones de trabajo, puede ser muy incómodo ver cómo un compañero queda abstraído por su teléfono móvil.
Pactar previamente que todos los teléfonos móviles deben de estar en el centro de la mesa es una estrategia muy común. En algunos equipos, van un poco más allá y deciden omitir cualquier tipo de dispositivo electrónico. Sin embargo, esto no siempre es posible, ya que hoy en día necesitamos la tecnología para cualquier trámite.
Escucha activa
Hacer escucha activa significa poner todos tus sentidos en lo que está diciendo otra persona. Esto quiere decir que no vale solo con “estar oyendo”, sino que tenemos que dar feedback con nuestra mirada y lenguaje corporal.
La escucha activa es un elemento clave para que fluyan adecuadamente las relaciones interpersonales. Además, favorece la empatía y es un remedio fabuloso para combatir el ego.
Hacer críticas constructivas
Juzgar las ideas de un compañero puede ser una tarea ardua e incómoda. La buena noticia es que, como en casi todo, se puede aprender a hacer críticas de manera constructiva.
En algunas empresas, incluso realizan formaciones o utilizan técnicas para hacerlo. Una muy conocida es la “técnica del sándwich”. Esta se divide en tres pasos: decir algo que nos ha gustado, plantear la crítica, y acabar con un punto positivo. De esta manera, no juzgaremos directamente y comunicaremos nuestra sugerencia de manera más asertiva.
Resumen final
Por último, es recomendable realizar un pequeño resumen final de la reunión. Los resúmenes ayudan a organizar y estructurar la información, haciendo que quede claro cuáles han sido las conclusiones y puntos más importantes.
Hacer un resumen también es útil para concretar si la reunión ha conseguido su cometido y para identificar vías de mejora. Si se han marcado roles, el líder o el moderador pueden ser los encargados de sintetizar la información.
Para que tengas presentes todos estos aspectos y puedas empezar a aplicarlos a tus reuniones de trabajo y hacerlas más eficaces, hemos creado la siguiente infografía. ¿Aún crees que las reuniones siempre son agotadoras?
