Brief

Cómo hacer un brief: qué es y por qué es importante

El concepto de brief ha estado tradicionalmente ligado al mundo creativo y publicitario, pero también desempeña un papel muy importante en el desarrollo de proyectos empresariales. Aprender las bases para crear este tipo de documento y tener en cuenta sus características nos puede ayudar a trazar la estructura de nuestra actividad empresarial.

En este post te mostraremos qué es un brief en el mundo de la empresa y por qué es importante este concepto a la hora de llevar a cabo una idea de negocio.

¿Qué es un brief o briefing?

Se trata de un conjunto de instrucciones e información de base que permite a una persona o equipo de trabajo llevar a cabo un proyecto de la forma más adecuada. Puede aplicarse a multitud de áreas, como el marketing, la publicidad, el desarrollo de servicios profesionales, la definición y planificación de un proyecto de negocio o el desarrollo de una estrategia empresarial específica.

Qué es un Brief - elementos clave

¿Qué elementos debe contener un brief?

Hay diversos elementos que son imprescindibles a la hora de elaborar un brief para un proyecto o negocio. En este debe especificarse lo siguiente.

  • Antecedentes: muestran la información de base con la que se cuenta para realizar el proyecto. Set trata de incluir detalles sobre el historial de la empresa, proyectos anteriores similares, o cualquier investigación de mercado relevante. Por ejemplo, si el brief es para una campaña de marketing, mencionar campañas anteriores y sus resultados, o estudios de mercado que respalden la necesidad de la campaña actual. En lugar de simplemente decir «aumentar las ventas», especificar «aumentar las ventas en un 20% en los próximos 6 meses».
  • Situación actual: debe reflejarse la situación en la que se encuentra el proyecto o materia que se desea emprender. Explicar con detalle el contexto en el que se encuentra la empresa o el proyecto, incluyendo cualquier desafío u oportunidad actual. Para un proyecto de lanzamiento de producto, describir el estado actual del mercado, la posición de la empresa en él, y cualquier tendencia relevante
  • Objetivos: hay que explicar qué es lo que se busca al crear el briefing. Es decir, definir claramente qué se espera lograr con el proyecto, incluyendo objetivos a corto y largo plazo.
  • Herramientas o recursos: en el desarrollo del briefing deben indicarse las herramientas o recursos que se deben utilizar para realizar el proyecto. Detallar las herramientas específicas, tecnologías, presupuestos, o personal necesario. Si el proyecto requiere software específico, mencionar cuál es y por qué es importante para el proyecto.
  • Procedimiento: debe detallarse el procedimiento o cómo las personas que deben llevar a cabo el proyecto tienen que realizar la tarea. Describir el flujo de trabajo propuesto, incluyendo las fases del proyecto y quién es responsable de cada una. Por ejemplo, para un proyecto de diseño web, detallar las fases de diseño, desarrollo, prueba y lanzamiento, y quién liderará cada una.
  • Tiempo o plazo: se debe indicar el plazo de tiempo que se tiene para realizar el proyecto, así como una lista de las distintas etapas según el tiempo que llevará cada una. Ofrecer un cronograma detallado con fechas clave, hitos del proyecto, y plazos de entrega. Establecer un calendario específico, como «conceptualización completa para finales de marzo, primera revisión del diseño en abril, lanzamiento en julio».

Proceso de creación de un Brief creativo

Tipos de briefing que se pueden encontrar en las empresas

Hoy día nos vamos a encontrar en la necesidad de elaborar un brief en múltiples situaciones, especialmente en determinadas áreas. Veamos cuáles son algunos de los tipos de briefing.

Brief publicitario

Está enfocado en establecer las bases, contexto, perspectiva y objetivos para el desarrollo de una campaña publicitaria. Lo puede solicitar la agencia de publicidad con la que trabaje tu empresa, o bien proporcionarlo tu misma empresa según sus objetivos.

Briefing creativo

A la hora de solicitar servicios creativos de cualquier tipo, como el desarrollo de una página web o tienda online, el profesional o empresa que realice el servicio generalmente va a necesitar un brief en el que se detallen los objetivos de la web, diseño e imagen corporativa de la empresa, contenidos y mensajes que se desean incluir, y todas las necesidades detalladas de la empresa.

Briefing de marketing

En el contexto del marketing, numerosas actividades requieren la realización de un brief en el que se aporte la información y contexto necesario para el desarrollo del Plan de Marketing o las acciones específicas que se vayan a realizar. Esto es habitual en el contexto del marketing digital, por ejemplo para los servicios de posicionamiento SEO o campañas de e-mail marketing.

Brief empresarial

Es la base para desarrollar un proyecto de negocio, permite disponer de una serie de datos, objetivos, perspectivas y contexto para poder desarrollar el plan de empresa, o presentar un proyecto de negocio a los inversores. Este documento no es tan exhaustivo y amplio como un Plan de Negocio, pero sí que puede ser la base que permita desarrollar esta herramienta estratégica.

¿Por qué es importante realizar un brief para el desarrollo de un proyecto?

El brief, ya vaya a estar orientado a una campaña publicitaria, proyecto de marketing o diseño creativo, tiene como objetivo trazar las líneas que se deben seguir para lograr un objetivo y mostrar el panorama general en el que se va a desarrollar el proyecto.

Su función fundamental es aportar perspectiva, contexto, orden y estructura para el desarrollo de las tareas que se van a llevar a cabo en dicho proyecto. De esta forma, puede haber una adecuada sintonía entre la dirección de la empresa, que es quien marca la estrategia y los objetivos que desea conseguir, y quienes deben ejecutar las tareas para conseguir dichos objetivos, ya estemos hablando de personal de la empresa o empresas o profesionales externos.

Hay varias razones por las que elaborar un brief es importante en el contexto empresarial:

  • Evitar confusiones y errores: hay que tratar que las tareas que se lleven a cabo se correspondan realmente con lo que necesita la empresa.
  • Esquematizar las tareas: de esta forma, el enfoque permitirá tener claros los objetivos del proyecto, evitar errores a la hora de interpretarlo y eliminar cualquier distracción que pueda impedir su consecución.
  • Actuar como intermediario entre empresa y proveedor: el brief ayuda a que un equipo de marketing o publicidad externo pueda entender las necesidades, expectativas y objetivos de un proyecto específico con unas necesidades singulares que deben contextualizarse.
  • Evitar sobrecostes: emprender proyectos o actividades de negocio que no se corresponden realmente con las necesidades de la empresa, o que utilizan un procedimiento inadecuado, puede derivar en mayores costes para la empresa. El briefing trata de evitar que los malos entendidos deriven en la necesidad de volver a empezar desde cero.
  • Base para presupuestos: como empresa vas a crear briefs y también vas a recibirlos de otros proveedores. El brief permite disponer de una base que permite valorar el precio de un servicio, de manera que puedas lograr el máximo grado de afinidad entre las expectativas y el servicio a medida ofrecido o solicitado.

Por qué es importante un brief

Desde el Máster MBA de la Escuela de Negocios en Valencia de la  Cámara de  de Comercio te animamos a entender la importancia del brief como base para el desarrollo de proyectos de negocio, tanto a nivel general como en ámbitos específicos como el diseño creativo o el marketing, ya que se trata de una de las claves para una buena relación con los clientes. Saber desarrollar un brief completo y exhaustivo te permitirá evitar desviaciones y lograr satisfacer las expectativas de tus compradores.