“Gestionar el tiempo” es un concepto que facilita la buena organización de los recursos y que está estrechamente ligado a la mejora de la productividad de las empresas.
La organización del equipo humano es clave para obtener beneficios, y uno de los primeros retos al que deberás enfrentarte como empresario.
Cada vez se hace énfasis en aprender las técnicas de gestión del tiempo más efectivas y utilizadas en las grandes compañías, así como las funciones que deberás asumir para llevar a cabo una óptima gestión de tu empresa en cada una de sus áreas estratégicas.
¿Cómo gestionamos nuestro tiempo?
Las técnicas más utilizadas para gestionar el tiempo en las empresas
Acciones comunes como la falta de planificación, o el no priorizar las tareas, las interrupciones constantes, la insuficiente delegación de actividades, el “todo es urgente” e incluso las continuas reuniones, hacen que gestionar el tiempo en nuestra empresa sea muy complicado. Todas estas acciones, concluyen en un agotamiento general de los empleados.
La acumulación de tareas e imprevistos provocan el malestar y la falta de atención del equipo humano, impidiendo que la empresa logre sus objetivos.
¿Cómo gestionamos nuestro tiempo? ¿Es posible evitar las acciones menos productivas en nuestro tiempo de trabajo?
A continuación, os desvelamos las 7 técnicas más valoradas y que deberás tener en cuenta para conseguir optimizar el tiempo eficazmente.
#1. Listas de tareas diarias
Selecciona cada día las 5 tereas prioritarias de tu empresa y olvida las tareas múltiples. Además, deberás marcar objetivos reales y medibles, es decir, lleva a cabo una planificación diaria que puedas cumplir y cuantificar a lo largo del día.
Una planificación centrada en las 5 acciones más relevantes te permitirá conseguir flexibilidad en tu agenda, dejando margen para los imprevistos del día: reuniones, llamadas u otras gestiones.
#2. Empezar por lo que más te desagrada
Comienza el día con aquellas acciones que mayor tiempo ocupan en tu agenda o aquellas que mas te desagradan. En las primeras horas del día, nuestro nivel de atención y concentración es mucho mayor, y por tanto conseguiremos llevarlas a cabo con un menor tiempo de dedicación.
Debemos aprovechar la concentración de las primeras horas para realizar las acciones más complicadas y más difíciles.
#3. Utiliza herramientas de gestión del tiempo
Utilizar herramientas tecnológicas de apoyo en nuestro entorno laboral, nos ayudará a optimizar el tiempo y alcanzar nuestros objetivos.
Actualmente existen multitud de plataformas online y aplicaciones móviles que agilizan el proceso de gestión en las empresas, ayudándonos a optimizar los recursos y planificar el tiempo más fácilmente.
Una de las más utilizadas es Google Calendar, pero también podrás conocer otras herramientas para organizar el tiempo en función de tus propias necesidades y de la empresa.
#4. Marca tu propia ley de Pareto.
En los inicios del siglo XX, Pareto anunció que el 80% de la riqueza se encontraba en manos del 20% de la población, una teoría que nació para denunciar las desigualdades sociales de su país, y que ha terminado por aplicarse a las técnicas de gestión del tiempo.
Según la afirmación de Pareto, en cualquier proyecto hay un 20% vital y un 80% trivial. Es decir, no todas las actividades tienen la misma importancia: el 20% de tus tareas supone el 80% de tus resultados. Por lo tanto, deberás saber diferenciar qué es aquello que verdaderamente importa para cumplir tus objetivos.
#5. Delega en alguien competente
El Empowerment es uno de los conceptos de moda en las empresas de mayor éxito. Mediante técnicas de empowerment (o empoderamiento, en castellano), descubrirás el potencial de tus empleados para delegar en ellos las actividades fundamentales de la empresa y conseguir una mayor eficiencia y productividad.
#6. Prioriza tus objetivos
Aunque al principio todas las acciones puedan resultar prioritarias, lo cierto es que podemos dividir nuestras tareas a través del modelo de los 4 cuadrantes de Stephen R. Covey.
Trazar una matriz del tiempo a través de lo urgente o no urgente, junto con lo importante y no importante.
Primero, debemos conseguir realizar lo urgente e importante, finalizando el proceso por aquellas tareas que no son urgentes ni muy importantes.
#7. Planifica tus próximas metas
Finaliza el día con una previsión de todas las tareas que quedan por hacer y planifica las próximas actividades a través de un calendario o planning con las tareas más importantes de la semana.
Sólo así tendrás una visión general de todas las tareas pendientes que quedan por realizar para alcanzar tus metas, y volver a comenzar con el punto 1 al día siguiente.
¿Has conseguido tus objetivos?
¿Estás preparado para dirigir una empresa haciendo uso eficiente del tiempo y otros recursos?
¿Necesitas formación a nivel de Máster MBA para mejorar tus habilidades y técnicas de gestión?
¿Te han servido éstas técnicas para gestionar tu tiempo?